Od wejścia w życie kluczowych przepisów Pakietu Mobilności, system IMI (Internal Market Information System) stał się codziennością dla każdej firmy transportowej realizującej przewozy międzynarodowe. Prawidłowe zgłoszenie kierowcy na portalu postingdeclaration.eu to nie tylko obowiązek prawny, ale przede wszystkim ochrona przed wysokimi karami finansowymi podczas kontroli drogowej.
W dzisiejszym artykule zebraliśmy praktyczne wskazówki oraz najważniejsze zasady, które pomogą Państwu sprawnie zarządzać deklaracjami delegowania.
Jakie przewozy podlegają zgłoszeniu?
Nie każdy przejazd przez granicę wymaga zgłoszenia w systemie IMI. Obowiązek ten dotyczy konkretnych rodzajów operacji transportowych:
- Cross-trade (przerzuty): To sytuacja, w której kierowca wykonuje przewóz towarów pomiędzy dwoma krajami Unii Europejskiej, z których żaden nie jest krajem siedziby firmy (np. polski przewoźnik przewozi towar z Niemiec do Francji).
- Kabotaż: To transport towarów w obrębie jednego państwa członkowskiego przez przewoźnika mającego siedzibę w innym państwie (np. polska ciężarówka wykonuje transport z Monachium do Berlina).
Ważne: Z obowiązku zgłaszania wyłączone są przewozy dwustronne (bilateralne) oraz tranzyt (przejazd przez dany kraj bez załadunku i rozładunku).
Szczegółowe wyjaśnienia dot. wszystkich przypadków zgłaszania kierowców są opublikowane w formie pytań i odpowiedzi na stronie KE: https://transport.ec.europa.eu/transport-modes/road/mobility-package-i/posting-rules_en
Rewolucja dla „Busów” (2,5t – 3,5t)
Przypominamy, że od 1 lipca 2026 przepisy dotyczące delegowania objęły również sektor lekkiego transportu. Przewoźnicy posiadający pojazdy o dopuszczalnej masie całkowitej od 2,5t do 3,5t (wyposażone w tachografy), wykonujący międzynarodowy transport rzeczy, mają obowiązek zgłaszania swoich kierowców w systemie IMI na takich samych zasadach jak transport ciężki. Co ważne nie będą już dla takich przewozów wymagane zgłoszenia w krajowych systemach takich jak SIPSI, meldenportal czy ZKO3-T. Zniesiony zostaje także obowiązek posiadania przedstawiciela (np. Francja). Brak będzie też obowiązku posiadania przez kierowców umowy o pracę, ani także jej tłumaczenia.
Nowe wymagania: Numer licencji w systemie
Portal postingdeclaration.eu jest regularnie aktualizowany. Jedną z nowszych, kluczowych zmian jest obowiązek wprowadzenia numeru licencji wspólnotowej podczas tworzenia profilu firmy lub aktualizacji danych. Bez wpisania poprawnego numeru licencji, system może uniemożliwić wysłanie nowej deklaracji.
Praktyczne wskazówki dotyczące zgłaszania
Z doświadczenia naszych ekspertów z BRK wynika, że proces zgłaszania można sobie znacznie uprościć, stosując poniższe zasady:
- Szeroki zakres terytorialny: Najbardziej praktycznym rozwiązaniem jest zgłoszenie kierowcy do wszystkich krajów UE, w których firma potencjalnie realizuje zlecenia. Zgłoszenie można wystawić na okres do 6 miesięcy.
- Wszystkie pojazdy w jednej deklaracji: W systemie IMI do jednego zgłoszenia kierowcy warto przypisać numery rejestracyjne wszystkich pojazdów we flocie, którymi dany pracownik może potencjalnie poruszać się w trasie. Eliminuje to konieczność generowania nowego dokumentu przy każdej przesiadce kierowcy na inne auto.
- Aktualizacja danych online: Jeśli w trakcie obowiązywania zgłoszenia dopisujemy do systemu nowy pojazd, zmiana ta zapisuje się w bazie danych IMI. Nie ma konieczności ponownego przekazywania kierowcy wydrukowanego dokumentu, ponieważ podczas kontroli służby sprawdzają aktualny status zgłoszenia po kodzie QR lub numerze deklaracji.
Ważne! Weryfikacja aktualności zgłoszeń.
Warto regularnie sprawdzać wystawione zgłoszenia. Szczególną uwagę należy zwracać na to czy deklaracja nie uległa przedawnieniu – wtedy należy złożyć nową. Bardzo ważna jest też weryfikacja zmieniających się danych – w szczególności numerów rejestracyjnych pojazdów. Można je zaktualizować on-line dla wszystkich deklaracji, gdy np. w firmie pojawia się nowy pojazd.
Obowiązki kierowcy podczas kontroli
Samo zgłoszenie w systemie to połowa sukcesu. Kluczowe jest, aby kierowca posiadał przy sobie (w formie papierowej lub elektronicznej, np. na smartfonie/tablecie) kopię deklaracji delegowania.
Należy wyjaśnić kierowcy, czym jest ten dokument i dlaczego jest ważny. W razie kontroli drogowej (np. przez BAG w Niemczech czy ITD w Polsce), kierowca musi sprawnie okazać deklarację z kodem QR. Brak dokumentu lub nieznajomość procedury przez kierowcę może skutkować niepotrzebnym stresem i przedłużeniem kontroli. Zdarzało się, że kierowca dostał deklaracje od firmy, ale podczas kontroli drogowej jej nie pokazał, bo nie wiedział, że ją posiada – ze względu na sporą ilość różnych dokumentów.
Jak wygląda wzór zgłoszenia IMI?
Prawidłowo wygenerowana deklaracja z systemu IMI zawiera:
- Dane identyfikacyjne przewoźnika (nazwa, adres, numer licencji).
- Dane zarządzającego transportem.
- Dane kierowcy (imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer prawa jazdy).
- Informacje o umowie o pracę (lub innej formie zatrudnienia).
- Daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania. (maksymalnie 6-mc)
- Numery rejestracyjne pojazdów silnikowych.
- Kod QR, który pozwala służbom kontrolnym na natychmiastową weryfikację ważności dokumentu w europejskiej bazie danych.
Podsumowanie
Więcej informacji, filmy instruktażowe oraz pisemne instrukcje znajdą Państwo bezpośrednio w centrum pomocy portalu: www.postingdeclaration.eu/help. Wskazówka – można wybrać język polski w prawym górnym rogu.
Link do portalu zgłoszeń: https://www.postingdeclaration.eu/landing
Prawidłowe zarządzanie systemem IMI wymaga trzymania ręki na pulsie zmian w przepisach. Jeśli mają Państwo pytania dotyczące delegowania kierowców, rozliczania czasu pracy lub potrzebują wsparcia w obsłudze portalu postingdeclaration.eu – zespół BRK pozostaje do Państwa dyspozycji.
Szukasz wsparcia w rozliczaniu transportu? Sprawdź nasze pozostałe aktualności lub skontaktuj się z biurem BRK!
