W ostatnich miesiącach i latach kilkakrotnie zmieniły się zasady dotyczące rozliczenia tzw. delegacji dla kierowców zawodowych. Poniższy artykuł zawiera aktualne informacje dotyczące sposoby wyliczenia zwrotu kosztów podróży służbowych, szczególnie diet i ryczałtów za nocleg dla kierowców zgodnie z najnowszymi zmianami w przepisach.
Przewozy krajowe
Od zmian w lutym 2022 wyłącznie kierowcy wykonujący przewozy krajowe są w podróży służbowej. Wynika to wprost z definicji podróży służbowej z ustawy o czasie pracy kierowców:
“podróż służbowa – każde zadanie służbowe wykonywane w ramach krajowych przewozów drogowych polegające na wykonywaniu, na polecenie pracodawcy:
a) przewozu drogowego poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a, lub
b) wyjazdu poza miejscowość, o której mowa w pkt 4 lit. a, w celu wykonania przewozu drogowego;”
Definicja miejscowości z w/w przepisów:
“a) siedzibę pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki, oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały”
Kierowcy wykonującemu krajowe przewozy drogowe w podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach w Kodeksie Pracy oraz rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących z tytułu podróży służbowej.
Kierowcy przysługuje dieta przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, która wynosi od 01.01.2023 45 zł za dobę podróży.
Zasady wyliczenia diet
Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
- jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje (0 zł),
- b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety (22,50 zł),
- c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości (45 zł);
- jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- a) do 8 godzin – przysługuje 50% diety (22,50 zł),
- b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości (45 zł).
Dieta nie przysługuje jeśli pracodawca zapewnił całodzienne wyżywienie. W przypadku zapewnienia pojedynczych posiłków dieta jest odpowiednio obniżana: śniadanie – 25% diety, obiad – 50% diety, kolacja – 25% diety.
Ryczałty za noclegi
Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu np. w hotelu przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, czyli 67,50 zł. Dotyczy to również kierowców, którzy nocują w kabinach pojazdów.
Uwaga! Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. Oznacza to, że kierowcom wykonującym przewozy w nocy ryczałt za nocleg nie przysługuje
Przykład i podsumowanie
Od stycznia 2023 roku zauważalnie wzrosły stawki diet i ryczałtów za nocleg podczas delegacji krajowych. Warto wiedzieć, że są one zwolnione w pełni z podatku oraz składek. Kierowca, który wykonuje trasy po kraju wyjeżdżając w poniedziałek, wracając w piątek powinien za jeden tydzień otrzymać 5 diet po 45 zł oraz 4 ryczały za nocleg po 67,50 zł (jeśli śpi w pojeździe). Daje to 495 zł za tydzień, czyli ok. 1980 zł w miesiącu.
Przewozy międzynarodowe
Kierowca wykonujący przewozy międzynarodowe nie jest od lutego 2022 roku w podróży służbowej, co oznacza, że nie należą mu się należności typu dieta, czy ryczałt za nocleg. Jeśli takie należności są nadal wypłacane to należy je traktować jako wynagrodzenie podlegające pod podatek oraz składki.
Zamiast delegacji dla kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe przewidziano ulgi pomniejszające podatek oraz składki od wynagrodzenia. Zasady obliczania podstawy składek oraz podatku objaśnialiśmy m. in. w artykule: https://brk.pl/abc-stosowanie-ulg-na-wynagrodzenie-kierowcow-miedzynarodowych/.
Uwaga! Jeśli kierowca wykonuje przewóz międzynarodowy np. z Białegostoku do Berlina to również za odcinek krajowy (od Białegostoku do granicy z Niemcami) nie przysługuje kierowcy dieta ani ew. ryczałt za nocleg, gdyż w tym przypadku zgodnie z przepisami nie jest w podróży służbowej.
