Jak dobrze i optymalnie rozliczać kierowców międzynarodowych w nowym roku? Jakie optymalizacyjne składniki wynagrodzenia można wprowadzić? Na te i inne pytania odpowiemy w tym artykule wraz z przytoczeniem najczęstszych przykładów.
Jakie ważne kwoty obowiązują w 2025 roku?
- minimalne wynagrodzenie w wysokości 4666 zł za mieniąc
- przeciętne prognozowane wynagrodzenie w wysokości 8673 zł
- stawka wirtualnej diety (do obliczenia podstawy ZUS) – 60 euro
- stawka diety krajowej 45 zł oraz ryczałtu za nocleg w Polsce 67,5 zł
Jakie są podstawowe elementy wynagrodzenia każdego kierowcy?
- wynagrodzenie zasadnicze (Zgodnie z przepisami może być niższe niż minimalne. Do wynagrodzenia minimalnego mogą wliczać się premie oraz wynagrodzenie za dyżury)
- wynagrodzenie za dyżury (najczęściej w formie zaliczki)
- wynagrodzenie za nadgodziny (najczęściej w formie ryczałtu)
- wynagrodzenie za godziny nocne (najczęściej w formie ryczałtu)
- rozliczenie ryczałtów (najczęściej co miesiąc lub trzy, tylko jeśli występują ryczałty)
- diety i ryczałty za nocleg (tylko w przypadku wykonywania transportów krajowych)
- dopłaty do płac zagranicznych (tylko w przypadku kabotaży i przewozów cross-trade)
- sanitariaty (tylko w przypadku kierowców międzynarodowych
- premie (np. w celu uzupełnienia wynagrodzenia na liście płac do oczekiwanego wynagrodzenia netto kierowcy)
Wszystkie w/w składniki wynagrodzenia powinny być obliczone na podstawie zapisów czasu pracy z karty kierowcy oraz tachografu.
Dodatkowo do prawidłowego wyliczenia podstawy składek oraz podatku dla wszystkich kierowców międzynarodowych należy wyliczyć tzw. wirtualne diety.
Jak obliczyć wirtualne diety i w jaki sposób wpływają na obniżenie kosztów wynagrodzeń?
Najczęściej spotykanym sposobem rozliczania wirtualnych jest liczenie ich na podstawie przekroczeń granic z plików z kart kierowców oraz tachografów. Na tej podstawie za każdy dzień spędzony za granica naliczone zostaje 60 euro celem obniżenia podstawy ZUS oraz 20 euro celem obniżenia podstawy podatku.
Obliczanie podstawy ZUS – 3 możliwe przypadki:
1. Jeżeli łączne wynagrodzenie w danym miesiącu jest wyższe od przeciętnego prognozowanego (8673 zł), a po odjęciu od wynagrodzenia brutto wirtualnych diet wynik jest wyższy od przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia to podstawą składek będzie otrzymana kwota.
Przykład: Łączne wynagrodzenie brutto 14000 zł, wirtualne diety: 4500 zł. Podstaw składek w tym przypadku będzie wynosić 9500 zł.
2. Jeżeli łączne wynagrodzenie w danym miesiącu jest wyższe od przeciętnego prognozowanego (8673 zł), ale po odjęciu od wynagrodzenia brutto wirtualnych diet wynik jest niższy od przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia to podstawą składek będzie kwota przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia.
Przykład: Łączne wynagrodzenie brutto 12000 zł, wirtualne diety: 6000 zł. Podstaw składek w tym przypadku będzie wynosić 8673 zł.
3. Jeśli łączne wynagrodzenie w danym miesiącu jest niższe od przeciętnego prognozowanego (8673 zł) w takim razie wirtualne diety nie wpłyną na obniżenie podstawy składek.
Przykład: Łączne wynagrodzenie brutto 8000 zł, wirtualne diety: 1500 zł. Podstaw składek w tym przypadku będzie wynosić 8000 zł.
Co ważne, w każdym powyższym przypadku 1/3 kwoty wirtualnych diet (czyli 20 euro dziennie) obniży podstawę podatku.
Sanitariaty – jedna z możliwych optymalizacji kosztów wynagrodzeń kierowców?
Przepisy Ustawy o czasie pracy kierowców określają możliwość wprowadzenia zwrotu kosztów korzystania z urządzeń sanitarnych, określonych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe. Wprowadzone kwoty są całkowicie wolny od podatku, a dodatkowo mogą zmniejszać podstawę wymiaru składek ZUS (jednak nie więcej niż do kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w danym roku)
Pracodawcy powinni sami ustalić kwotę zwrotu kosztów tzw. sanitariatów. Najczęściej jest to 40-60 zł za każdy dzień dla kierowcy międzynarodowego. W obecnej sytuacji wprowadzone sanitariaty zastępują część obecnie wypłacanych kierowcom premii, co skutkuje obniżeniem obciążeń zusowsko-podatkowych.
Przykład kosztów wynagrodzenia kierowcy w 2025 roku bez i przy uwzględnieniu kosztów sanitariatów w wysokości 60 zł/dzień. Kierowca ma otrzymać przelew w wysokości 10500 zł, za granicą przebywał 25 dni.
| Wynagrodzenie na 2024 rok | (bez sanitariatów) | (z sanitariatami) | ||
| Przelew dla kierowcy | 10 500 zł | 10 500 zł | ||
| Wirtualna dieta /ulgi (60 euro) | 6 400 zł | 6 400 zł | ||
| Zwrot kosztów sanitariatów | 0 zł | 1560 zł | Różnica % | Różnica (zł) |
| Postawa składek ZUS: | 8 673 zł | 8 673 zł | 0% | 0 zł |
| Łączny koszt pracodawcy | 14 990 zł | 14 777 zł | -1,42% | -213 zł |
W w/w przykładzie za 25 dni w trasie kierowca otrzymał 1560 zł kosztów sanitariatów. Nie obniżyło to podstawy składek, ale była to kwota bez podatku, co spowodowało obniżenie łącznego kosztu wynagrodzenia tego kierowcy o 136 zł.
Wprowadzenie zwrotu kosztów sanitariatów niesie za sobą również inne korzyści – np. ten składnik nie jest wliczany do średniej urlopowej. Należy jednak pamiętać, aby nie przesadzać z wysokością tego składnika, przede wszystkim aby wynagrodzenie wymagane przepisami, regulaminem i umową z kierowcą nie przekroczyło oczekiwanego wynagrodzenia do przelewu.
Jeżeli mają Państwo dodatkowe pytania prosimy o wysyłanie ich na adres kontakt@brk.pl, pomoże to stworzyć kolejne publikacje. ‘
Zachęcamy także do kontaktu z naszym biurem, aby zweryfikować poprawność rozliczeń w Państwa firmie oraz dobrać najbardziej optymalne rozwiązania dla Państwa przedsiębiorstwa.
