W ostatnich latach kilkakrotnie zmieniały się przepisy dotyczące rozliczania i ewidencji czasu pracy dla dla kierowców zawodowych. Poniższy artykuł zawiera aktualne i najważniejsze informacje dotyczące prawidłowego rozliczania kierowców wykonujących przewozy na terytorium Polski w 2024 roku – zarówno pojazdami powyżej, jak i poniżej 3,5 tony, którzy są zatrudnieni na umowę o pracę.
Ewidencja
Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest stworzenie ewidencji czasu pracy zawierającej wszystkie elementy wymagane zgodnie z art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców:
Zgodnie a aktualnym brzmieniem ustawy nie wystarczy sporządzać listy obecności, czy tylko pobierać i przechowywać pliki z kart kierowców oraz tachografów. Należy na podstawie danych z kart kierowców i tachografów sporządzić odpowiedni rejestr. W przypadku kierowców do 3,5 t. ewidencje sporządza się na podstawie prowadzonych rejestrów, wspomagając się np. systemami GPS.
Przykład ewidencji czasu pracy dla kierowcy krajowego:
Ewidencje czasu pracy należy przechowywać przez okres 10 lat w formie papierowej lub cyfrowej.
Wynagrodzenie
Podstawą do obliczenia wynagrodzenia jest prawidłowo sporządzona ewidencja czasu pracy. Oprócz uwzględnienia obwarowań prawnych takich jak np. wynagrodzenie minimalne – ewidencja musi uwzględniać zapisy zawarte w umowie z pracownikiem, regulaminie firmy, czy obwieszczeniu.
Wyróżnia się trzy podstawowe elementy wynagrodzenia, które należy obliczyć w każdym miesiącu i wypłacić poza wynagrodzeniem zasadniczym:
- Nadgodziny
- Godziny nocne
- Dyżury
Najbardziej tajemniczym składnikiem są dyżury, które występują u kierowców bardzo często, gdyż są naliczane za każdą przerwę kierowcy (np. 45 minut lub 2 godziny przerwy w czasie jazdy) oraz za dyspozycje w zespole.
W regulacjach wewnątrzfirmowych warto wprowadzić specjalne zapisy, które uwarunkują i pozwolą w sposób optymalny obliczyć w/w wartości, w szczególności wynagrodzenie za godziny nadliczbowe.
Finalnie opisane składniki powinny się znaleźć na sporządzonej liście płac. Wynagrodzenie w przewozach krajowych powinno zostać wypłacone maksymalnie do 10-go dnia kolejnego miesiąca.
Delegacje
Oprócz wynagrodzenia, w przypadku, gdy wyjazdy krajowe trwają powyżej 8 godzin kierowcy należy się dieta na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Dieta za pełny dzień wynosi 45 zł. Jeśli kierowca śpi w pojeździe to również przysługuje mu ryczałt za nocleg w wysokości 67,5 zł.
Delegacja za 1 dzień podróży wraz noclegiem to obecnie 112,5 zł. Co ważne delegacje są w pełni nieoskładkowane i nieopodatkowane, więc wypłacanie ich jest nie tylko obowiązkowe, ale także opłacalne dla pracodawcy.
Więcej szczegółów na temat rozliczania delegacji krajowych jest w naszym poprzednim artykule: https://brk.pl/abc-rozliczanie-podrozy-sluzbowych-kierowcow/
Sankcje
W praktyce kontrola PIP w zakresie ewidencji czasu pracy i wynagrodzenia kierowcy odbywa się ze względu na donosy kierowców o nieprawidłowościach w firmie. Aby uniknąć problemów, kar, czy konieczności wypłacenia nienależycie wyliczonego wynagrodzenia warto rzetelnie i na bieżąco prowadzić dokumentacje kierowców i wypłacać wynagrodzenia zgodnie z przepisami.
Najczęstsze błędy
- brak naliczonego i wypłaconego wynagrodzenia za nadgodziny, dyżury i godziny nocne
- brak lub nieoptymalne zapisy w umowie o pracę, regulaminie czy obwieszczeniu
- ewidencja sporządzona bez oparcia o dane z tachografów i kart kierowców
- wypłacanie wynagrodzenia od kilometrów lub przewiezionego ładunku
- brak uwzględnienia elementów wyliczonych na podstawie ewidencji czasu pracy w liście płac
- brak wypłaty delegacji
- brak uwzględnienia kursu BHP, czy innych prac na ewidencji czasu pracy
- brak rozliczenia nieobecności
